Поиск

Образец гарантийного письма о выполнении работ

В каких случаях составляют гарантийное письмо?

Гарантийное письмо – это неофициальное подтверждение обязательств, в законодательстве отсутствует такое понятие. Но существует судебная практика по рассмотрению вопросов с их использованием. Юридическая сила этого документа зависит от того, насколько юридически верно он составлен, и оправдана ли необходимость его написания.

Гарантийное письмо используются в случаях, когда возникает необходимость:

  • в подтверждении оплаты за приобретение товаров или услуг;
  • при предоставлении информации третьим лицам при обеспечении кредита, регистрации юридического лица и т. д.;
  • при необходимости выражения намерения юридического лица о сотрудничестве.

Необходимость написания подобного документа появляется, если одна из сторон сделает запрос на предоставление такого документа, когда ей недостаточно устного заверения в исполнении обязательств. Наиболее употребительный случай для предоставления гарантий в письменной форме – это вопросы, связанные с оплатой услуг или товаров, выплатой задолженностей в установленные сроки.

Способы доставки

Способов доставки письма до адресата существует несколько видов:

  • Передача лично в руки (если у исполнителя есть возможность посетить лично организацию, директором которой, является непосредственно заказчик). Считается самым надежным способом.
  • Передача через секретаря или канцелярию организации.
  • Отправка с помощью услуг почтовой связи, использовав заказное письмо, с уведомлением о доставке. В него обязательно нужно вкладывать опись вложения.
  • Отправка по электронной почте или факсу, но с обязательной передачей оригинала в будущем.

Также не нужно забывать о втором экземпляре, который должен оставаться у его составителя, для подтверждения своих действий в случае необходимости.

Основные ошибки, которые допускают ответственные лица при оформлении гарантийных писем

Для того, чтобы составить корректное письмо, имеющее юридическую силу, стороны соглашения должны соблюдать некоторые важные нюансы для того, чтобы впоследствии суд смог рассмотреть данный документ как вещественное доказательство по делу, эти немаловажные детали должны заключаться в выполнении следующих требований:

  • Прежде всего, текст письма надо написать официальным языком, избегая большого количества определений, красочных описаний или прилагательных. В противном случае данная бумага может быть не признана как элемент официальной переписки.
  • Все условия обеспечения гарантий должны быть написаны чётко, без возможности их двоякого прочтения. То есть если оппонент удостоверяет погашение образовавшейся задолженности, он обязан это прогарантировать в полном объёме либо честно сказать о необходимости предоставления ему отсрочки требуемого платежа.
  • Для того чтобы представленные сведения выглядели достоверно, нельзя их заявлять голословно, так как заказчик или исполнитель работ может потребовать описание всего процесса исполнения обязательств, который лучше привести заранее.
  • Документ необходимо составлять с указанием цветного логотипа предприятия и всех его идентификационных данных, для того чтобы он выглядел солиднее и не казался безликим.
  • Как было сказано выше, гербовый штамп и личная подпись гаранта придадут документу больший юридический вес.
  • Документ перед отправкой оппоненту необходимо проверить на предмет наличия синтаксических, орфографических и пунктуационных ошибок, так как хорошая грамматика также придаёт ему более серьёзный вид.
  • В случае, если письмо оформлено не по приведённым выше шаблонам, оно может быть не признано органом судебной власти или иных госструктур, которые будут рассматривать бумагу для решения спора.

Важно! В случае, если письмо будет содержать какие-либо ошибочные сведения, действия предприятия могут быть рассмотрены контрагентом как непрофессиональные или мошеннические. Так, корректное ведение деловой переписки во многом определяют статус предприятия и его большой опыт работы на рынке

Судебный процесс

Подводя итог, следует сказать, что гарантийные письма – это обыденная практика в отношениях между юрлицами, а их составление по первому требованию лишь подчёркивает серьёзность намерений компании и её нацеленность на выполнение договорных обязательств. В случае же, когда компания, выступающая потребителем, либо поставщиком продукции или услуг, игнорирует просьбу заинтересованного лица в предоставлении гарантийного письма, то её действия могут посчитать сомнительными, и контрагент попытается расторгнуть договор.

Как пишется претензия по юридическому документу, утверждающему обещание производителя о выполнении каких-либо условий?

Срок, необходимый для выполнения работы или оказания услуги, а также оплата за выполненную работу – являются предметом предоставления гарантии.

При составлении претензии не используйте единый образец, потому что содержание ее зависит от конкретного типа оказанной услуги, вида нарушений, а также от того, какие претензии предъявлены. Исходя из этого, претензию чаще всего составляют в произвольной форме.

Однако, составляя претензию, все же соблюдайте правила:

  • Подготовьте все документы, которые могут понадобиться при разрешении сложившейся ситуации. К таким документам относят: сам договор, акты сверок, а также иные документы, посредством которых возможно доказать, что факт нарушения условий договора имел место быть.
  • Претензию составьте на фирменном бланке своей организации, если, конечно, таковой имеется. Оформите претензию в соответствии с установленными в организации нормами делопроизводства.

  • В верхнем правом углу напишите реквизиты того, кому направляется претензия. Это должны быть: полное наименование организации, адрес, данные руководителя.
  • В середине листа укажите название документа.
  • При написании основной части отталкивайтесь от предмета заключенного соглашения. Сделайте ссылки на договор, отметив, когда он был подписан, его номер, сумму сделки, а также название сторон его заключивших.
  • Далее изложите в чем заключается факт нарушения обязательств. Приведите доказательства, чем послужит ссылки на пункты договора, законодательство, требования которых исполнены не были либо исполнены, но не полностью.
  • Укажите какую сумму вы хотите взыскать со второй стороны в связи с установленными нарушениями.
  • Далее укажите все свои требования, которые вы предъявляете к контрагенту. Укажите сроки, в течение которых вы ему предлагаете произвести полный расчет.
  • Также отметьте, что намерены подать иск в суд с целью защиты своих прав.
  • Рекламация должна быть подписана руководителем организации, зарегистрирована секретарем согласно всем установленным правилам делопроизводства.

Как правильно составить?

Несмотря на то, что гарантия в письменной форме не упоминается в законодательстве как юридический документ, при возникновении разногласий между сторонами о невыполнении каких-либо обязательств, он должен сыграть роль доказательной базы для его получателя в том, что должник давал обязательство о выполнении условий договора, но не выполнил их. В связи с этим необходимо выполнять некоторые требования, касающиеся правильного составления документа и включения всех необходимых пунктов в его содержание.

Основное требование к тексту гарантийного письма: он должен быть лаконичным, без ненужных отступлений и включать в себя конкретную информацию о составителе, сути обязательства и сроках его исполнения. Письмо должно содержать только те позиции, которые требуются адресату для того, чтобы он был уверен в надежности партнера и его обещаний.

Форма, структура, содержание гарантийного письма

Форма гарантийного письма не имеет строгий стандартный вид, ведь он зависит от содержания, цели написания и требований адресата, но некоторые пункты необходимо включать, чтобы документ соответствовал деловому стилю:

К письму можно приложить дополнительные документы, если они каким-то образом могут стать подтверждением данных обязательств.

Особенности составления гарантийного письма

Особенности гарантийных писем заключаются в их содержании, в том пункте, в котором описывается суть обязательств составителя и его обещания относительно их исполнения. В каждом конкретном случае этот пункт будет иметь свои особенности, так как это зависит от условий взаимоотношений между сторонами.

Общие требования сводятся к оформлению:

  1. Сугубо деловой стиль оформления, отсутствие фраз описательного характера, длинных предложений.
  2. Четкие и конкретные формулировки.
  3. Лаконичное изложение процедуры выполнения обязательств.
  4. Составление гарантийного обязательства в письменной форме на фирменном бланке организации.
  5. Скрепление документа подписью ответственного лица и печатью компании, если она имеется. Если речь идет о переводе средств со счетов компании в счет погашения долга, то целесообразна подпись главного бухгалтера предприятия.
  6. Недопустимость безграмотного написания документа.

Требования к стилю изложения

  1. Деловой стиль. Исключается использование просторечных слов и выражений, сленга;
  2. Краткость. Не следует подробно расписывать причины возникновений ситуации с просрочкой оплаты или задержки поставки товара, описывать условия, в которых было принято решение о составлении письма. Достаточно указать гарантии исполнения обязательства;
  3. Конкретные утверждения. Для придания документу солидности, необходимо четко указывать сроки, суммы. К примеру, в гарантийном листе для поставки товара следует писать не «обязуемся поставить партию кофе в ближайшее время», а «обязуемся поставить партию кофе в объеме 10 упаковок массой в 5 кг каждая до 25.05.16»;
  4. Ясность. Исключается использование недвусмысленных фраз и предложений. Информация, изложенная в письме, должна трактоваться однозначно.

Что такое гарантийное письмо по договорным обязательствам и как его правильно оформить?

Гарантийное письмо о выполнении обязательств – это вариант подтверждения намерений о выполнении обязательств одной из сторон договорных отношений в случае, когда ситуация вышла за рамки договора, или когда договор вовсе не был составлен.

С правовой точки зрения, гарантийное письмо является лишь частью обычного документооборота или деловой переписки.

Виды гарантийных писем о выполнении обязательств

Договор включает в себя такие части, как:

  1. Оферту, то есть предложение.
  2. Акцепт – обязательства.

Письмо же содержит в себе только одну из этих составляющих.

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Бумагу можно рассматривать как оферту, если в ней содержится такая информация, как:

  • предложение об оплате;
  • предложение о выполнении работ или совершении поставки.

Такая гарантия должна также содержать:

  • описание предмета оферты (товара или услуги): наименование, количество и т. д.;
  • оглашение сроков выполнения работ или поставки.

Документ можно рассматривать как акцепт, если в нем отражаются намерения принять предложение, например, на основе высланного ранее коммерческого приложения или рекламы.

Кроме того, бумага также может содержать в себе такую информацию, как:

  • признание долга по имеющемуся договору;
  • просьбу об отсрочке на выполнение работ или поставку;
  • гарантию оплаты по договору;
  • гарантию качества на товары или услуги.

Плюсы и минусы гарантийного письма

Плюсами документа являются следующие моменты:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • бумага оформляется одной стороной, что существенно экономит время;
  • позволяет скорректировать имеющийся договор без долгой процедуры переоформления;
  • при верном оформлении и соблюдении требований к составлению оферты и акцепта такая бумага является абсолютно законной;
  • во время судебных разбирательств эти документы рассматривают наравне с официальными договорами, они являются дополнительными доказательствами.

Минусами такой процедуры можно назвать:

  • одностороннее составление может сказаться на том факте, что не все интересующие обе стороны моменты будут обговорены;
  • небольшой объем, допускаемый такого рода документацией, также не дает досконально прописать все права, обязанности, подробности.

Правила составления гарантийного письма о выполнении обязательств

При составлении гарантийного письма необходимо уделить внимание деталям: несколько раз проверить точность всех формулировок, они должны трактоваться только в одном смысле. Документ составляется в свободной форме согласно негласным правилам деловой переписки, поскольку законодательство не содержит в себе конкретных правил на сей счет

Документ составляется в свободной форме согласно негласным правилам деловой переписки, поскольку законодательство не содержит в себе конкретных правил на сей счет.

Что должно содержать гарантийное письмо

Документ должен содержать такую информацию, как:

  • данные об отправителе: наименование, адрес, контакты, реквизиты;
  • данные о получателе: наименование, адрес, контакты, реквизиты;
  • номер исходящего и дату документа;
  • основную часть: обязательства, права и обязанности сторон и пр., сроки;
  • ФИО должностного лица, подпись, печать организации.

Способы доставки гарантийного письма до адресата

Как и любой другой документ, гарантийное письмо можно доставить при личной встрече, отправить почтой или на электронный адрес.

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Образцы гарантийных писем

Как уже было сказано, гарантийное письмо может быть использовано в ряде определённых случаев. Ниже пойдёт речь о предоставлении юридического адреса, оплате задолженности или выполнении обязательств по договору, и о приеме на работу. Образцы подобных посланий можно найти ниже.

На юридический адрес

Данный вариант документа используется в тех случаях, когда необходимо получить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании

Важно отметить, что компания там может и не располагаться по указанному адресу. Впрочем, в определённых случаях, это может быть чревато отказом в регистрации

Начиная с 2017 года, налоговая тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

Образец подобного послания можно найти ниже:

Об оплате задолженности

Одним из самых распространённых является гарантийное письмо о возврате дебиторской задолженности. Благодаря ему можно оповестить кредитора о твёрдом намерении погасить свою задолженность без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. При этом желательно указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена. Либо предоставить график погашения задолженности, в случае если оплата планируется частями с определенной периодичностью.

Образец гарантийного письма предоставлен ниже:

О приеме на работу

Ещё одним видом гарантийного письма является письмо от работодателя о приеме на работу. В нём, компания или работодатель гарантирует принять соискателя на работу на должность, указанную в вакансии, и на определенную оплату. Подобное послание используется при оформлении визы в консульстве иностранному специалисту, собравшемуся трудоустраиваться в нашей стране.

Ещё одним частым случаем, когда применяется подобное письмо, является трудоустройство студента по окончанию обучения. В любом случае, это гарантия для соискателя, что его точно примут на работу на указанных в письме условиях.

Образец подобного документа можно найти ниже:

О выполнении обязательств по договору

Обязательствами по договору не обязательно может быть оплата. В подобных гарантийных письмах чаще всего прописываются сроки, на протяжении которых остаются актуальными его условия. Когда сроки подходят к концу, исполнитель перестает нести ответственность.

Образец подобного гарантийного письма предоставлен ниже:

Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору

1 file(s) 18.50 KB

Похожие

  • Как правильно оформить пояснительную записку?
  • Как написать исковое заявление о расторжении брака?
  • Образец договора аренды нежилого помещения
  • Как написать рекомендательное письмо?
  • Доверенности: виды, формы, образцы
  • Сколько времени делают загранпаспорт в 2020 году: срок изготовления
  • Образец договора купли продажи с рассрочкой платежа
  • Менеджер по продажам: обязанности и требования по инструкции
  • Как правильно написать ходатайство?
  • Образец договора ГПХ с физическим лицом на выполнение работ

Гарантийные письма

Далее приведены примеры наиболее распространенных видов гарантийных писем.

Образец заполнения и бланк гарантийного письма о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя

Гарантийное письмо

При условии заключения договора аренды разрешаю при регистрации ООО «Новый мир» использовать в качестве места нахождения принадлежавшего мне нежилого помещения: Лермонтова 128.

Свидетельство о регистрации права собственности

Директор ООО « Ретранс» ________________________________________Карнаушенко В.С.

Гарантийное письмо на поставку товара от производителя

Чаще всего в крупных компаниях, по долгу долгого присутствия на рынке сформировались свои четко обозначенные требования к заполнению заявки такого типа. Однако, существуют и стандартные формы бланка заполнения.

Гарантийное письмо о трудоустройстве или от работодателя

Гарантийное письмо о трудоустройстве – это своего рода обязательство работодателя принять на работу кандидата на определенную должность. Здесь указываются данные кандидата, полное наименование должности и заработная плата.

Такое письмо чаще всего требуется для лиц, не являющихся гражданами РФ.

Гарантийное письмо о приеме на работу

Этот документ, несмотря на общую схожесть с предыдущим имеет ряд отличий, прежде всего тем что имеет четкую формулировку поступления на работу кандидата закрепленное приказан к зачислению в штат сотрудников.

Гарантийное письмо для приглашения иностранца

Такое письмо необходимо для гарантии иностранному лицу того, что заявитель готов нести все расходы, связанные с его приездом, отъездов в страну, проживанием, а также готов принять его на работу.

Гарантийное письмо о практике и на обучение

Такое письмо предоставляется, как правило, для учебных заведений предприятием в качестве гарантии о поступлении студента на практику или на обучение в компанию. Такое письмо пишется на имя ректора.

Гарантийное письмо в банк

По такому же образцу пишется гарантийное письмо и для юридических лиц, дело в том, что нет других вариантов написания гарантийного письма в банк

Такой документ заполняется в зависимости от его функции и занимает важное место в деятельности любой компании

Гарантийное письмо в налоговую

Гарантийное письмо в налоговую пишется от имени собственника и является подтверждением наличия юридического адреса. Такое подтверждение необходимо прежде всего для налоговой службы при регистрации ООО.

Гарантийное письмо на ремонт

Такое письмо используется в тех случаях, когда подрядчик обязуется выполнить ремонтные работы в срок. Также это может быть обязательства администрации выделить денежные средства на ремонтные работы муниципального объекта.

Гарантийное письмо на оборудование

Гарантийное письмо на оборудование предназначено в качестве обязательства исполнителя договора поддерживать оборудование в рабочем и надлежащем виде в течении определенного периода времени. Примером такого обязательства может служить следующие:

Таким образом, можно выделить ряд особенностей формирования гарантийного письма:

Прежде всего, важно помнить, что этот документ является гарантией, а значит, должен содержать соответствующие данные и пометки.
Каждое гарантийное письмо имеет свою структуру, а именно – шапка, основная и заключительная часть документа.
Существует множество вариантов и предназначений гарантийного письма, форма написания для каждого вида одна, изменятся только основной текст.
Гарантийное письмо может оформляться как до заключения, так и после, все зависит от его вида.
Помимо подписи директора, в гарантийном письме об оплате ставится подпись бухгалтера или финансового директора.

Основные требования

Несмотря на то, что гарантийное письмо пишется в произвольной форме, оно считается сообщением официального, а не личного характера, поэтому имеет некоторые особенности, исходя из требований к деловой корреспонденции.

Составление

Корректное и грамотное написание письма-гарантии предполагает:

  • официальный стиль изложения, использование деловой лексики;
  • целесообразность и краткость (информация излагается лаконично, ёмко и по существу вопроса;
  • определённость и ясность (без длинных витиеватых конструкций);
  • конкретика – документ не должен содержать неоднозначных предложений, (не используются фразы «в случае, если«, «будет возможным«);
  • чёткость – взятые на себя обязательства подтверждаются словами: «гарантирую», «обязуюсь«;
  • точность указания данных о цифрах, сумме, дате (в какой срок будут преданы бумаги, когда ожидается выплата суммы);
  • полнота – в письме должна быть указана вся нужная информация, ФИО и адрес написаны полностью, другая важная информация также не должна содержать сокращений;
  • грамотность – без грубых орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок.

Важно! Если предполагаются штрафные санкции, этот пункт должен быть прописан в виде отдельного раздела с указанием размеров удерживаемых сумм и точных дат просрочки.

Оформление

Гарантийное письмо должно быть надлежаще оформлено. Письмо-гарантия, написанное от имени юридического лица, составляется на бланке фирмы, которую оно представляет.

  1. Письмо составляется на листе А4.
  2. Документ печатается либо пишется от руки (чаще физическими лицами).
  3. Объём текста не должен занимать более одного листа указанного формата.
  4. В шапке письма указываются данные обеих сторон.
  5. Документ имеет заголовок «Гарантийное письмо». Допустимо и отсутствие такого заголовка. В этом случае по центру документа после шапки пишется обращение к адресату.
  6. Подписи должны быть разборчивыми, оттиск печати чётким.

Отсутствие печати на гарантийном обязательстве, составленном лицом, ведущим индивидуальную предпринимательскую деятельность, не влияет на подлинность документа.

Как правильно оформить гарантийное письмо на оплату или выполнение работ: общие принципы

Если перед Вами встал вопрос о том, как правильно оформить гарантийное письмо, образец можно без труда найти на просторах всемирной сети. Однако не составит труда написать письмо и самостоятельно – достаточно лишь следовать простым правилам:

  • Необходимо полно и точно указать реквизиты адресата в гарантийном письме;
  • Чтобы письмо не выглядело отпиской, лучше подробно описать:
    • основания возникновения обязательств;
    • сроки, предусмотренные договором;
    • причины, по которым выполнение обязательства задерживается;
  • Если письмо составляется ответ на полученную претензию партнёра, в документе следует указать реквизиты таковой, факт получения и принятия к сведению;
  • Следующим блоком основного текста является непосредственно гарантия. В качестве вступительной могут быть употреблены следующие фразы:
    • Гарантируем…;
    • Подтверждаем, что…;
    • Настоящим письмом гарантируем…;
    • Оплату в срок гарантируем и т.д.
  • Указание срока исполнения обязательства в гарантийном письме обязательно;
  • К письму-гарантии может быть приложена документация, подтверждающая перечисленные аргументы и прочая, которая требует ознакомления адресата;
  • Дата и подпись уполномоченного лица – неотъемлемые реквизиты любого делового письма;
  • Если письмо гарантирует оплату, не лишней будет подпись главного бухгалтера или лица, ведающего финансовыми вопросами деятельности организации.

Плюсы и минусы гарантийного письма

Плюсами документа являются следующие моменты:

  • бумага оформляется одной стороной, что существенно экономит время;
  • позволяет скорректировать имеющийся договор без долгой процедуры переоформления;
  • при верном оформлении и соблюдении требований к составлению оферты и акцепта такая бумага является абсолютно законной;
  • во время судебных разбирательств эти документы рассматривают наравне с официальными договорами, они являются дополнительными доказательствами.

Минусами такой процедуры можно назвать:

  • одностороннее составление может сказаться на том факте, что не все интересующие обе стороны моменты будут обговорены;
  • небольшой объем, допускаемый такого рода документацией, также не дает досконально прописать все права, обязанности, подробности.
Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий